E-rēķini Latvijā: termiņi 2026 un 2028, VID prasības un kā tos automatizēt

Latvijā e-rēķini vairs nav nākotnes jautājums: darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm tie ir obligāti kopš 2025. gada, no 2026. gada 1. janvāra to dati jānodod VID piecu darbdienu laikā, un no 2028. gada 1. janvāra strukturētie e-rēķini kļūst obligāti visiem uzņēmumiem, arī darījumos savā starpā. Šajā rakstā ir termiņi, VID prasības un tas, kā e-rēķinus iekļaut esošajā grāmatvedībā bez roku darba.

Raksts balstās uz VID sadaļu E-rēķini un Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumiem Nr. 749. Pirms lēmumiem pārbaudiet aktuālo redakciju, jo termiņi jau ir pārcelti vienu reizi.

Kas ir strukturēts e-rēķins

Strukturēts elektroniskais rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts mašīnlasāmā XML formātā. Tā struktūra atbilst Eiropas PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai un Latvijas standartam LVS 148757. Atšķirība no parasta rēķina ir vienkārša: PDF rēķinu lasa cilvēks, e-rēķinu lasa programma. Tāpēc e-rēķinu var grāmatot, saskaņot un iesniegt VID bez pārrakstīšanas.

PDF, kas nosūtīts pa e-pastu, nav e-rēķins. Skenēts papīra rēķins arī nav. Rēķins, ko izraksta e-adresē vai PEPPOL tīklā pieslēgtā grāmatvedības programmā, ir.

Termiņi: 2025, 2026 un 2028

• 2025. gada 1. janvāris. Strukturētie e-rēķini ir obligāti darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm (B2G, G2B, G2G). Ja piegādājat preces vai pakalpojumus pašvaldībai, skolai vai ministrijai, rēķins jau tagad jāsūta kā e-rēķins.
• 2026. gada 1. janvāris. E-rēķinu dati jānodod VID piecu darbdienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas. Prasība attiecas uz tiem pašiem segmentiem, kas sūta e-rēķinus obligāti.
• 2028. gada 1. janvāris. E-rēķini kļūst obligāti visiem uzņēmumiem un saimnieciskās darbības veicējiem, arī darījumos starp uzņēmumiem (B2B). Līdz tam B2B darījumos e-rēķinus var lietot brīvprātīgi.

Sākotnēji B2B termiņš bija 2026. gada 1. janvāris. 2025. gada pavasarī valdība to pārcēla, jo liela daļa uzņēmumu nebija gatava un sistēmai bija vajadzīgi uzlabojumi (LV portāls, 27.05.2025.). Darījumi ar privātpersonām obligātajā prasībā nav iekļauti.

Kas mainās 2026. gada 1. janvārī

Līdz šim e-rēķins bija dokuments starp jums un klientu. No 2026. gada tas ir arī dokuments starp jums un VID: katra e-rēķina dati jānogādā VID piecu darbdienu laikā. VID tos pārbauda un izmanto, lai automātiski aizpildītu PVN deklarācijas pielikumus (PVN 1 pārskata I un III daļu).

Praktiski tas nozīmē trīs lietas:

• Ja sūtāt caur e-adresi vai operatoru ar VID integrāciju, dati VID nonāk paši, jums nekas papildus nav jādara.
• Ja sūtāt citādi, piemēram, XML failu pa e-pastu, dati VID jānodod pašiem: ar EDS API no grāmatvedības programmas vai manuāli augšupielādējot XML VID EDS sistēmā.
• Piecas darbdienas ir termiņš, ko kāds uzņēmumā tur galvā, vai ko tur sistēma. Otrs variants ir drošāks.

Kā e-rēķinu nosūta, saņem un nodod VID

VID apraksta procesu piecos posmos: sagatavošana, nosūtīšana, saņemšana, datu nodošana VID un apstrāde VID. Kanāli ir trīs.

• E-adrese (latvija.gov.lv). Rēķinu var sagatavot manuāli e-adresē vai sūtīt no programmas, kas ar e-adresi integrēta. Dati VID aiziet automātiski. Der, ja rēķinu ir maz.
• E-rēķinu operators (piemēram, Unifiedpost vai Telema). Operators piegādā rēķinu partnerim un nodod datus VID. Der, ja ir daudz partneru dažādās sistēmās.
• Grāmatvedības programma ar PEPPOL vai EDS API savienojumu. Rēķins top programmā, aiziet partnerim PEPPOL tīklā un VID caur EDS API. Der, ja gribat, lai viss notiek vienā vietā.

Saņemšana notiek tajā pašā kanālā, par kuru esat vienojušies ar partneri. Pirms nosūtīšanas VID iesaka pārbaudīt rēķinu ar Eiropas Komisijas e-rēķinu validācijas rīku.

Ko tas nozīmē mazam uzņēmumam

Mazam uzņēmumam ar dažiem rēķiniem mēnesī pietiek ar e-adresi: rēķinu aizpilda formā, dati VID aiziet paši. Grūtības sākas trijās situācijās.

• Rēķinus izraksta programmā, kas e-rēķinus neatbalsta. Tad katrs rēķins jāpārraksta e-adresē vai jāgatavo XML manuāli. Pie 50 rēķiniem mēnesī tas ir darbs pusei dienas.
• Rēķinus saņem no daudziem piegādātājiem dažādos formātos. Daļa atnāk kā XML e-adresē, daļa kā PDF pa e-pastu, daļa papīrā. Grāmatvedei viss jāsaved vienā sistēmā.
• Piecu darbdienu termiņš. Ja nodošana VID nav automātiska, kādam tas jāatceras katru nedēļu.

Līdz 2028. gadam ir laiks sakārtot plūsmu tā, lai obligātā prasība neko nemaina. Uzņēmumi, kas jau strādā ar valsts iestādēm, to dara tagad.

Kā e-rēķinus automatizēt esošajā grāmatvedības programmā

Grāmatvedības programmu mainīt nevajag. Mēs pieslēdzam e-rēķinu plūsmu tai, kas jums jau ir (Zalktis, Horizon, Jumis, Moneo, 1C vai cita), un automatizējam četrus soļus.

• Ienākošie e-rēķini. XML no e-adreses vai PEPPOL nolasa automātiski, datus iegrāmato programmā un pievieno oriģinālu. PDF rēķinus no e-pasta nolasa AI un pārvērš tādā pašā ierakstā, kā mēs to darām dokumentu automatizācijā.
• Izejošie e-rēķini. Rēķins top programmā kā līdz šim, uz partnera e-adresi vai PEPPOL aiziet PEPPOL BIS 3.0 XML, pirms nosūtīšanas to validē.
• Nodošana VID. Dati aiziet caur EDS API tajā pašā dienā, sistēma seko piecu darbdienu termiņam un ziņo, ja kaut kas nav aizgājis.
• Saskaņošana. Saņemtie un izrakstītie rēķini saskaņojas ar bankas izrakstu, kā aprakstīts grāmatvedības automatizācijā.

Tā strādā mūsu projekti ar dokumentu plūsmām: Rīga Prints kalkulāciju platformā AI nolasa konstruktoru PDF skices, Cipariņš rēķinu platformā rēķini top un eksportējas kā PDF, Kleen1 līgumi top un aiziet klientam bez cilvēka iesaistes. Konkrētus piemērus skatiet paveiktajos darbos.

Mūsu piedāvājums

E-rēķinu pieslēgšana jūsu grāmatvedības programmai. Vienā darbā: ienākošo e-rēķinu nolasīšana un grāmatošana, izejošo e-rēķinu sagatavošana PEPPOL formātā, datu nodošana VID ar termiņa kontroli, saskaņošana ar bankas izrakstu. Darbs sākas ar pusstundas sarunu par jūsu programmu un rēķinu apjomu, pēc tās saņemat fiksētu cenu un ieviešanas termiņu.

Pieteikt e-rēķinu pieslēgšanu

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai PDF rēķins pa e-pastu skaitās e-rēķins?

Nē. E-rēķins ir strukturēts XML fails PEPPOL BIS Billing 3.0 formātā, ko programma var nolasīt automātiski. PDF ir attēls tekstam, un to joprojām jāpārraksta.

Kad e-rēķini būs obligāti visiem uzņēmumiem?

No 2028. gada 1. janvāra, arī darījumos starp uzņēmumiem. Darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm tie ir obligāti kopš 2025. gada 1. janvāra.

Kas jādara no 2026. gada 1. janvāra?

Ja sūtāt e-rēķinus valsts vai pašvaldību iestādēm, to dati jānodod VID piecu darbdienu laikā. Caur e-adresi vai operatoru ar VID integrāciju tas notiek automātiski, citos kanālos dati jānodod caur EDS API vai manuāli EDS.

Vai jāmaina grāmatvedības programma?

Parasti nē. Lielākajai daļai Latvijā lietoto programmu e-rēķinus var pieslēgt caur e-adresi, operatoru vai EDS API. Ja programma to neatbalsta, plūsmu var uzbūvēt blakus, nemainot grāmatvedību.

Cik maksā e-rēķinu pieslēgšana?

Atkarīgs no programmas un rēķinu apjoma. Pēc pusstundas sarunas saņemat fiksētu cenu. Pieteikties.