Dokumentu vadības sistēma: ko izvēlēties un kad pietiek ar automatizāciju

Dokumentu vadības sistēmu (DVS) parasti sāk meklēt, kad kāds nevar atrast līguma pēdējo versiju, kad rēķina apstiprināšana iet pa e-pastu nedēļu vai kad audits prasa parādīt, kurš un kad ko ir apstiprinājis. Šajā rakstā ir tas, ko DVS dara, pēc kā to izvēlēties un kad tā vietā pietiek ar dokumentu plūsmas automatizāciju rīkos, kas jau ir.

Kas ir dokumentu vadības sistēma

DVS ir viena vieta, kur dokumenti glabājas ar versijām, piekļuves tiesībām, saskaņošanas plūsmu un meklēšanu. Atšķirība no koplietotas mapes ir trīs lietas: katram dokumentam ir vēsture (kas, kad, ko mainīja), ir plūsma (kam jāapstiprina, kādā secībā) un ir meklēšana pēc satura, ne tikai pēc faila nosaukuma.

Latvijā DVS visbiežāk lieto iestādes un lielāki uzņēmumi ar daudz līgumu, iepirkumu un saskaņojumu. Mazam un vidējam uzņēmumam vajadzība parasti ir šaurāka: rēķini, līgumi un pavadzīmes, un tiem bieži nevajag atsevišķu sistēmu.

Kad DVS tiešām vajag

• Dokumentu apstiprina vairāki cilvēki noteiktā secībā, un jāspēj pierādīt, kurš un kad.
• Vieniem un tiem pašiem dokumentiem ir daudz versiju, un kļūda versijā maksā (līgumi, tehniskā dokumentācija, kvalitātes sistēma).
• Piekļuve jāierobežo pa lomām un jāreģistrē.
• Dokumentu ir tūkstoši, un meklēšana pēc satura ir ikdienas darbs.
• Regulējums vai sertifikācija (ISO, GDPR, nozares prasības) prasa dokumentētu plūsmu.

Ja no šiem pieciem punktiem der viens vai neviens, atsevišķa DVS parasti ir par smagu.

Kā izvēlēties

• Saskaņošanas plūsma. Vai plūsmu var iestatīt pašiem, bez izstrādātāja? Vai tā var atzaroties (ja summa virs X, apstiprina arī vadītājs)?
• E-paraksts. Vai dokumentu var parakstīt ar eParaksts un Smart-ID sistēmā, nevis lejupielādējot un augšupielādējot?
• Meklēšana pēc satura. Vai sistēma lasa PDF un skenētu dokumentu tekstu (OCR), arī latviski?
• Integrācijas. Vai dokuments var ienākt no e-pasta, e-adreses un grāmatvedības programmas un aiziet uz tām atpakaļ? Bez tā DVS kļūst par vēl vienu vietu, kur manuāli augšupielādēt.
• Datu atrašanās vieta un eksports. Kur glabājas dati, un vai tos var izņemt pilnībā, ja sistēmu maināt?
• Cena pilnā komplektā. Licence par lietotāju, ieviešana, apmācība, uzturēšana, krātuve. Rēķiniet trīs gadus, nevis mēnesi.

Rīki, ko visbiežāk redzam: Microsoft SharePoint ar Power Automate (ja uzņēmums jau ir Microsoft 365), Google Workspace ar koplietotiem diskiem un AppSheet, Odoo Documents un Sign, specializētās Latvijas un Baltijas DVS iestādēm un lielākiem uzņēmumiem. Konkrētu sistēmu šeit neiesakām: izvēle ir atkarīga no tā, kas jums jau ir.

Kad pietiek ar dokumentu plūsmas automatizāciju

Lielākajai daļai uzņēmumu, ar ko strādājam, sāpe nav glabāšana, bet plūsma: rēķins atnāk pa e-pastu, kāds to pārsūta grāmatvedei, grāmatvede ievada, vadītājs apstiprina Slack vai mutiski, pavadzīme paliek mapē. To var sakārtot bez jaunas sistēmas.

• Ienākošie dokumenti vienā plūsmā. E-pasts, e-adrese, skenētās lapas: AI atpazīst dokumenta veidu (rēķins, līgums, pavadzīme, akts), nolasa datus un ieliek pareizajā mapē ar pareizo nosaukumu.
• Apstiprināšana tur, kur cilvēki jau ir. Apstiprinājuma pieprasījums aiziet uz e-pastu vai Slack ar vienu pogu, atbilde tiek reģistrēta ar laiku un vārdu.
• Ieraksts programmā. Apstiprinātais rēķins nonāk grāmatvedības programmā, līgums CRM, pavadzīme noliktavas sistēmā. Kā mēs to darām: dokumentu automatizācija.
• Līgumi no veidnes. Līgums top no sapulces piezīmēm vai CRM datiem, aiziet parakstīšanai un ieguļ klienta mapē. Kleen1 šādi līgums top 3 minūtēs, nevis 20.
• Meklēšana. Koplietotās mapēs ar sakārtotiem nosaukumiem un AI meklēšanu pēc satura lielākajai daļai pietiek.

Šāda plūsma parasti ir lētāka par DVS licencēm un prasa nedēļas, nevis mēnešus. Ja pēc gada izrādās, ka vajag arī versijas un lomas, plūsma paliek, un DVS pieslēdz tai.

Mūsu piedāvājums

Dokumentu plūsmas automatizācija bez jaunas sistēmas. Ienākošo dokumentu atpazīšana un nolasīšana, apstiprināšana e-pastā vai Slack ar reģistrētu vēsturi, ieraksts jūsu grāmatvedības, CRM vai noliktavas programmā, līgumi no veidnes. Sākam ar pusstundas sarunu par to, kādi dokumenti un cik daudz ienāk, pēc tās saņemat fiksētu cenu.

Pieteikt dokumentu plūsmas automatizāciju

Biežāk uzdotie jautājumi

Ar ko dokumentu vadības sistēma atšķiras no Google Drive vai SharePoint?

Ar plūsmu un vēsturi: DVS zina, kam dokuments jāapstiprina un kurš to ir izdarījis, un glabā versijas. Drive un SharePoint to daļēji var ar papildu rīkiem (AppSheet, Power Automate), un mazam uzņēmumam ar to bieži pietiek.

Vai DVS ir obligāta pēc likuma?

Nē. Likums prasa dokumentus glabāt un pēc pieprasījuma uzrādīt, bet ne konkrētu sistēmu. Iestādēm un atsevišķām nozarēm ir savas prasības; parastam uzņēmumam sakārtota plūsma un glabāšana ir pietiekama.

Vai AI var nolasīt skenētus dokumentus latviski?

Jā. Mūsdienu modeļi lasa latviešu tekstu arī no skenētām lapām un fotogrāfijām, ieskaitot rokrakstā aizpildītus laukus ar pārbaudi. Kļūdainos gadījumos sistēma dokumentu atliek cilvēkam.

Cik maksā dokumentu plūsmas automatizācija?

Atkarīgs no dokumentu veidiem un sistēmām, ar kurām jāsavieno. Pēc pusstundas sarunas saņemat fiksētu cenu. Pieteikties.